Diagrama de Gantt de una empresa

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    Cuando de gerenciar y formular proyectos se trata, el diagrama de Gantt es una herramienta super útil. Esta herramienta permite definir fácilmente de una manera sistemática, gráfica y práctica, la duración de las diversas actividades que deben ejecutarse para lograr completar determinado proyecto de manera exitosa.

    Gracias a las fáciles visualizaciones de las acciones que sean previstas, se podrá realizar un cómodo seguimiento de los procesos de todas y cada una de las etapas del proyecto en el que la empresa esté trabajando. Esta es una herramienta versátil, ya que reproduce de manera gráfica todas las tareas, la duración y secuencia, además de un calendario del proyecto.

    Historia del diagrama de Gantt

    Esta herramienta fue desarrollada en el siglo XX por Henry Gantt, un ingeniero estadounidense, y fue introducido al mercado específicamente en el año 1914. Esta herramienta se trata de un instrumento de control, que se basa en gráficos y barras que ordenan las actividades que deben realizarse en lapsos de tiempos completos.  

    Características del diagrama

    En el diagrama de Gantt, aparecen las actividades que deben realizarse de manera vertical. Por su parte, los tiempos pautados para la realización de estas actividades se encuentran de manera horizontal. En otros términos, este diagrama es un gráfico que servirá como guía para las estrategias de planeación y organización, orientadas a conseguir todos los objetivos planteados por los proyectos creados por las empresas.

    Este plan se asemeja mucho a un calendario, en el cual se colocan las fechas de inicios y fechas de culminación de las actividades de cada proyecto. Además, en el diagrama se pueden agregar datos adicionales relacionados con el personal participante en el proyecto, los materiales utilizados, el capital utilizado, entre otros aspectos fundamentales y necesarios para tener total conocimiento del proyecto.

    El diagrama de Gantt es muy parecido a un plan de acción, el cual puede ser monitoreado en las gráficas para ver si se cumplen o no de manera efectiva los objetivos del proyecto.

    ¿Cuáles son las ventajas del diagrama de Gantt?

    – Da una perspectiva desde el punto de vista visual que ayuda a comprender de mejor manera el proyecto que va a desarrollarse.

    – Mejora la supervisión y control de los procesos.

    – Estima los tiempos de entrega de cada actividad en específico y de la totalidad del proyecto.

    – Facilita el orden en las actividades que requieren realizarse para poder completar el proyecto.

    – Determina si la ejecución de algún proyecto interfiere en términos de tiempos con otro, de tal manera que permite el ajuste de la distribución de cada uno de los proyectos para que los dos se completen de manera satisfactoria.

    – Este diagrama es una herramienta realmente sencilla con respecto a su uso y entendimiento, puede ser desarrollada por cualquier empleado sin importar la jerarquía y su elaboración puede ser en aparatos tecnológicos, pero también puede funcionar correctamente realizado con papel y lápiz.

    Cómo elaborar un diagrama de Gantt

    Por lo general se emplean dos grupos de columnas, uno está ubicado del lado izquierdo y otro del lado derecho.

    Las columnas que se ubican en el lado izquierdo deben contener la información sobre las actividades que se van a realizar, además del personal, el material y demás recursos para ejecutar el proyecto. Por su parte, las columnas del lado derecho deben reflejar el tiempo que requiere realizar las actividades individualmente, detallado en días, semanas y meses o según sea conveniente.

    Para ser más específicos, en primer lugar debemos dibujar las filas y columnas que le darán forma a nuestra gráfica. En las casillas de esta gráfica colocaremos la información que creamos necesaria según los eventos que necesiten completar para un proyecto determinado. El número en cuanto a filas y columnas dependerá de la cantidad de actividades que deban realizarse y el tiempo que se necesite para llevarlo a cabo. Supongamos que es un proyecto sencillo, donde solo necesitaremos cuatro columnas, una para especificar las actividades y las otras tres para colocar los tiempos como inicio, duración y finalización del proyecto.

    En la primera columna seremos específicos y colocaremos la información exacta de las actividades que van a realizarse, en la segunda especificamos cuando le daremos inicio a cada una de esas actividades. En la tercera colocaremos un tiempo estimado de duración y para finalizar, en la última, colocamos la fecha de culminación de la actividad.

    Programas recomendados para realizar las gráficas

    Microsoft Project: Esta herramienta es desarrollada para gestionar proyectos empresariales y ofrece un número bastante amplio de recursos que sirven para planificar, mantener los costos, notificar sobre los procesos a los integrantes del proyecto.

    Ganttproject: Este programa tiene una gran similitud con el Microsoft Project. Es una plataforma que ayuda a planificar y crea los itinerarios. Es un software muy simple y sencillo de entender y además, puede ser usado en cualquier sistema operativo, ya que su programación es Java y el formato que utiliza es el XML el cual permite guardar las gráficas y exportarlas a páginas HTML.

    Elaborar un diagrama de Gantt puede convertirse en una de las estrategias más eficaces y efectivas en la gerencia de proyectos de las empresas, puesto que permite visualizar un itinerario que ayuda a planificar monitorear y coordinar todas las actividades que se requieren para completar un proyecto.

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