Manual de organización y funciones de una empresa

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Todas las empresas, sean pequeñas, medianas o grandes organizaciones, necesitan de un manual donde están descritas todas las funciones y cargos que en la empresa existen. Este debe ser un requisito fundamental que deberían cumplir todas las empresas para poder funcionar en orden y de manera adecuada.

Manual de Organización y Funciones

Es importante que todos los empleados de las empresas sepan con exactitud cuál es su cargo en ella. Además, deben tener conocimientos de la misión, visión, valores y objetivos de la organización y también de su esquema organizacional, de este modo también se cubrirán algunos posibles objetivos de identidad corporativa de la empresa.

Este documento que deben tener todas las empresas se conoce normalmente como MOF y en él se describen detalladamente los siguientes aspectos:

Cargos: Este es uno de los elementos más importantes de la empresa. En él se deben describir las funciones específicas que los diferencia de otros cargos. Además de las funciones, también debe nombrarse la línea de autoridad, es decir, de quien depende y a quienes tendrá a su cargo, los requisitos mínimos para el cargo como la formación y la experiencia laboral y conocimientos básicos y las competencias del empleado como las genéricas y las específicas.

Estructura organizacional: Definir las jerarquías es imperativo en cada organización. Esta estructura se puede puede ilustrar en una tabla organizacional, la cual debe ser visible para todos los empleados de cualquier empresa.

Tipos de estructuras organizacionales

Los diversos tipos de estructuras organizacionales incluyen:

Divisional: Esta estructura se basa en la utilización de criterios autónomos. Este tipo de estructura organizacional se caracteriza por tener una dirección general que es el orientador de las políticas a corto, mediano y largo plazo y, además, es el que asegura el control de la gestión de la organización.

Geográfica: Esta estructura es necesaria para las empresas que necesitan moverse de una región a otra para satisfacer las necesidades de sus clientes en otros territorios estatales. Lo que determina realmente si una empresa necesita una organización geográfica, es las necesidades de sus clientes.  Cuando una empresa implementa este tipo de estructura, la calidad del servicio es mejorada en gran manera y se logra un compromiso grande con los clientes, ya que estos se sentirán importantes porque la empresa tiene una sucursal en su estado para atender sus necesidades de cerca.

Funcional: Esta es la más utilizada en las empresas y se trata de la estructura donde todos los empleados están agrupados por su especialidad, por ejemplo, administración y finanzas, mercadeo y ventas, ingeniería, etc. y todos tienen un superior. Esta estructura es una de las más eficaces para las empresas relacionadas con la producción masiva de cualquier producto.

Central: En esta estructura existen varios supervisores para cada empleado, por lo generala la utilizan las empresas muy grandes y con varias sucursales. Los responsables de las decisiones en este tipo de empresa las toma una persona por departamento.

Lineal: Se caracteriza por ser lineal. Aquí los subalternos deben obedecer a los superiores. Esta estructura es una de las más simples, aquí quienes toman las decisiones son los jefes, ya que tienen la autoridad total.

Horizontal: Esta es una estructura plana, donde los niveles medios de mando no existen y es la dirección de la empresa quien está en contacto directo con todos los empleados y clientes de la organización. Las empresas que suelen utilizar esta estructura son las más pequeñas, pues no necesitan de demasiados jefes ya que tienen pocos empleados y pueden controlarlo solo una línea de directivos.

Determinar el campo de actuación en cada uno de los departamentos en crucial para conseguir el buen desempeño de la empresa, es por eso que tener un manual de organización y funciones de la empresa garantizará el éxito en las organizaciones que cumplan con su implementación.

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