Plan de contingencia de una empresa

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Toda empresa debe contar con un plan de contingencia. Estos planes sirven para anticipar situaciones de riesgo en la organización, por lo tanto, se disminuirán las posibilidades de riesgo si se hace una gestión correcta de un plan de contingencia. Una empresa que cuente con un plan de este tipo podrá reducir también los impactos generados por cambios drásticos en la organización.

plan de contingencia de una empresa

Los planes de contingencia pueden aplicarse a todo tipo de organización. El plan contiene objetivos de carácter técnico, humano y organizativo y su principal finalidad es velar por el funcionamiento de la empresa en tiempos de crisis o prever situaciones que puedan poner en riesgo a la organización.

Se deben tomar en cuenta los recursos necesarios para tener un plan óptimo, uno de ellos, y el más importante es el recurso humano, quienes llevarán a cabo las medidas de dicho plan. Se deberán atribuir roles, responsabilidades y realizar un protocolo de acción.

Es importante que se realice de manera periódica un análisis previo de riesgos, ya que las empresas son dinámicas y están sujetas a cambios constantes. Haciendo la revisión periódica un plan de contingencia podrá llevarse a cabo de forma eficiente, además, se pueden realizar modificaciones de acuerdo a las cambios encontrados en el campo de trabajo.

Bases de un plan de contingencia

El plan de contingencia debe incluir varias especificaciones sobre la problemática y se deben considerar las particularidades de cada evento que se pueda presentar. Deben estar indicadas las afecciones que causarían en cada área de la empresa, de mayor a menor rango, teniendo en cuenta las estadísticas y proyecciones actuales de la empresa.

Especificaciones

Luego de que se especifique el problema, se deben enumerar los pasos que van a seguirse, además de las consideraciones y las herramientas disponibles que deben utilizarse si el evento llega a ocurrir. Es de vital importancia tener una lista de personas capacitadas para que atiendan este tipo de situaciones.

Consideraciones

Hay que tener en cuenta las catástrofes naturales, ya que estas podrían afectar el funcionamiento de la organización. Debe considerarse como afectará una catástrofe las relaciones comerciales de la empresa con los inversores, proveedores y sucursales.

Plan de contingencia para situaciones frecuentes

Probablemente este tipo de situaciones no son tan comunes como para llamarlas situaciones frecuentes, pero seguramente la mayoría de las empresas, por lo menos una vez en su trayectoria, tiene que lidiar con algunas de ellas. Entender de qué trata el posible evento y estar prevenido para atenderlo antes de que pueda suceder, le dará a la empresa una enorme ventaja ante la situación.

Manejo de crisis

Pueden ser desde manifestaciones de origen político o social, catástrofes naturales, accidentes en el área de trabajo, empleados desmotivados, clientes insatisfechos o cualquier otra eventualidad que afecte la imagen de la empresa. La mejor estrategia para analizar todas las situaciones anteriormente nombradas es realizar una matriz FADO de manera periódica para determinar las zonas vulnerables de la empresa y las posibles amenazas de desestabilización del sistema debido a una crisis.

Seguridad de los activos

Destrucción de las patentes, robo de contenido, planes o estrategias dichos a terceros por parte de empleados que no son confiables, pérdida de producción o daños de equipos de producción podrían indudablemente destruir una compañía. Por lo tanto, se debe asegurar que el sistema de seguridad de la empresa esté en óptimas condiciones y siempre actualizado, contando además, con la supervisión de un personal de confianza que estén atentos ante cualquier irregularidad que pueda interferir en el correcto funcionamiento de la empresa.

Problemas en la gestión

Las organizaciones deben estar lista para tratar situaciones como la muerte de un alto directivo o la renuncia imprevista de alguno de los gerentes, también de las posibles crisis económicas que puedan amenazar con el cierre de actividades de la compañía. Aunque sabemos que el valor del recurso humano es irremplazable, deben tener un plan B. Siempre es necesario que no se dependa únicamente de una persona para un cargo.

Fallas humanas

Errar es de humanos y las fallas cometidas por los empleados son más comunes de lo que se piensa. Estos errores son casi imposibles de prever y lamentablemente son una de las causas del mal funcionamiento de las empresas. En este caso, es el departamento de relaciones públicas el que debe velar por mantener la buena imagen de la empresa. Deben estar atentos ante cualquier amenaza de escándalo.

Hay que tener en cuenta, que en la mayoría de los casos las situaciones de riesgo de cualquier tipo a las que se ven sometidas las empresas son muy difíciles de evitar, pero controlarlas dependerá de un buen plan de contingencia y de la organización de la misma. Esta es la única manera de salvar la empresa de daños irreparables.

Puntaje
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